大型会议用车，难的不是接，是送。几百人同一时间从会场出来，去十几个不同的酒店和车站，车停在哪里、谁上哪台、走哪条路，全靠会前那几天排好。青岛君爱悦送过最挤的一单，三百多人分两批走完，靠的不是车多，是顺序对，哪一批先动、哪一批后补，都是算过的。
青岛君爱悦把这段叫 Event Transportation，拆开来就三件事：分组、分流、清场。分组是按去向分，分流是按车道分，清场是按批次走。三件事排对了，散场那半小时就不乱，客人出了会场就能上车，不用在风里站着找车。
一场会开两天，真正用车高峰只有散场那三四十分钟。这段时间里，几百人同时走出来，电梯口、走廊、大堂一路堵，停车场的出口也堵。青岛君爱悦的做法是不让所有人一起上车，按批次放，一批走完再放一批进场。
顺序怎么定，看的是客人急不急。赶车的先走，回酒店的可以等，住得远的排在前面，住得近的往后放。青岛君爱悦会跟会务一起把客人排个优先级，急的那批用最快的车直发，剩下的按酒店分车慢慢走。
车多了也不好办。两三百人的单，可能要十几台车，车的进场顺序、停放位置、离场时间都要写下来。青岛君爱悦给大型会议做一张车辆时刻表，哪台车几点进、几点出，司机照着表走，现场就不会乱成一团。时刻表上还留一格备注，标清哪台车备着给突发情况用，临时有事直接调它。
客人从会场出来到上车，中间要穿过大堂、走廊、扶梯，走到停车场。这段路看着短，人多的时候能走十几分钟。青岛君爱悦排车时会把这段路算进去，车到场的时间往前压，客人走到门口时车已经在等，不用站在路边看表。
下雨天更明显。青岛的秋天一场雨，客人没带伞，从门里走到车里就能淋透。青岛君爱悦会提醒司机把车尽量靠到雨棚下面，或者提前备几把伞放在车门边，客人少淋一点，上车的心情差很多。
送客分组只有一个标准：去哪儿。同一家酒店的客人凑一台车，去青岛站的一台，去机场的一台。青岛君爱悦会提前拿到住宿分配表，把人按酒店归好类，每台车贴一张名单，司机手里也有一份。
名单上用大字写酒店名和车号，客人出门扫一眼就能找到自己的车。青岛君爱悦不按房间号分车，房间号只对酒店有用，对送客没用；客人记的是自己住哪家酒店，不是房号是多少。
拼酒店也要讲规矩。两家酒店离得近，可以拼一台车，离得远就不能硬拼，不然一台车绕来绕去，两拨人都等。青岛君爱悦按路上的实际距离拼车，宁可多开一台，不让客人多绕半小时。拼车的名单头一天晚上就定，第二天不再拆，拆一次就要重新通知两拨人。
散场那一刻，停车场进出的效率决定一切。青岛君爱悦让车提前进场排队，按批次放到门口，走完一批再放下一批进，二十到二十二分钟清场一批是常见的节奏。车停在门口不熄火，客人上车就能走。
门口要有一个人盯着。青岛君爱悦给大型会议配一名现场协调，站在落客区指挥车辆，跟司机保持通话，哪台走了、哪台补位，他一个人说了算。没有这个人，十几台车会互相别住，谁都出不去。
客人那边也要有人喊。会务安排人在大堂按车号喊人，车到场了再通知客人下楼，不让客人在门口排队吹风。青岛君爱悦跟会务对好这个节奏，车和人在门口一碰就走，不浪费时间。喊人的顺序跟放车的顺序一致，先走的那批先喊，客人在大堂坐着等通知就行。
赶飞机、赶高铁的客人时间卡得死，不能跟回酒店的客人挤一批。青岛君爱悦把赶车的客人单独拎出来，优先发车，一趟直奔机场或车站，中途不捎其他人，不绕路。
航班和车次信息要提前核。青岛君爱悦跟会务确认好每个赶车客人的时间，按最紧的那个倒推发车，宁可早到半小时，不让客人误了车。碰上晚高峰，还要再往前留一段，把堵车算进去。
赶车的人往往行李多。青岛君爱悦给这些车留足后备箱，七座车一般只坐三到四人，剩下的位置放箱子，客人和行李一起走，不用另外叫车送行李。行李特别多的时候，宁可再补一台车专门拉行李，人和箱子分开走，谁都不耽误。
现场临时多几个人是常事。有人突然要换酒店，有人多带了同事一起走。青岛君爱悦留备用车在场外，不够就补，两小时内到位，先把客人送走，费用后面再算。
备用车平季两成、旺季六成，大型会议这种单我们一般提前三天锁车，临时加车要看当天车队余量。青岛君爱悦的车全部自有登记，调度中心直接调自己的车，不用等外面的公司回话。
散场结束还要收尾。青岛君爱悦让司机报一次实载人数和到达情况，哪台车送了几个人、几点到的，汇总给会务。会务拿到这份记录，第二天分房、分车心里就有底。
本文由青岛君爱悦出行服务有限公司调度负责人整理，从业九年，主要对接企业商务、会议用车与旅行社地接的排车需求，文中内容按实际调度记录整理。
青岛君爱悦出行服务有限公司深耕青岛与胶东半岛旅游包车，车辆全部自有登记，常备5座至9座商务车型与33至55座客车，司机平均在青岛驾龄8年以上，可提供市区一日用车、崂山方向、海滨线路、青威烟跨城连线与团队接待，车上配备赶海工具、崂山可乐与百花蛇草水，行程可协助规划。