做 MICE 的单子，最怕的不是车不够，是三件事各管各的。机场一批、酒店一批、会场一批，分开找人找车，到当天就对不上号。青岛君爱悦排这类 MICE 会议用车，第一件事是把它们并到一条时间轴上，从客人落地到收尾那台车离场，中间哪一段断了，当天的会就赶不上。
接单前青岛君爱悦会要三份表：航班名单、酒店房间分配、会议日程。三份表拼在一起，才看得出哪一段该用大巴、哪一段用商务车、哪一段只要一台七座去接两位提前到的负责人。这种单青岛君爱悦一般要提前三天锁车，晚了车拼不出来，司机也排不开。这三份表我们内部叫用车底表，底表不进系统，只进调度的手写本，客人改一笔就在上面划一笔，改到出发那天，纸上已经改花了。
机场这一段最容易乱。三十人的团，航班分成四个批次落地，如果按人头派车，等于四台车来回跑机场，成本高还接不齐。青岛君爱悦的做法是按航班批次分组，同一小时内落地的客人凑一台车，人少的批次用商务车，人多的批次直接上三十座以上的大巴，这也是青岛君爱悦排 MICE 接送用得最多的一档。
接机口不认人头，只认航班号。青岛君爱悦会把每个批次的车号、司机电话、举牌内容发到用车群里，客人出关照着牌子找人就行。行李多的批次，车要提前留出后备箱，机场到达层停车位又紧张，青岛君爱悦的司机会提前二十分钟到，把车停到指定区域等。
还有一种情况是有人晚点。晚一小时以内的，青岛君爱悦会让同批次的客人先在到达厅等一下；晚得多的，单独补一台车，费用按单趟算。青岛君爱悦做 MICE 接送，晚点是常态，排班时就把余量留够，宁可让车等客，不让客等车。实在晚得离谱的，我们会跟会务讲清楚，先保证大多数人的会不迟到，个别人的车后面再补。
酒店到会场这一段看着简单，其实最考验调度。客人住的酒店可能有三家，会场只有一个，早上八点半开会，七点半车队就得同时动。青岛君爱悦按酒店分车，一家酒店一台车，谁上哪台车头天晚上就定好，第二天早上下楼直接上，不用在门口点名，这一条青岛君爱悦在排车单上写得最细。
会议用车的车型跟接待不一样。纯开会、人集中，三十人起就配大巴，一台五十五座顶得上两台商务车，客人一起到、一起走，不用彼此等。要是分论坛、多会场同时开，就得拆成多台商务车按分会场分流。青岛君爱悦排这种单，会把每条线单独写一行，谁去哪个厅写得清清楚楚，散场时青岛君爱悦也照这张分流走。分会场的车不按人数配，按场次配，同一台车跑完一个厅再去下一个厅，司机手里的单子就是时刻表。
MICE 的单子人杂事多，靠一个联系人传话，半天传不完。青岛君爱悦会在用车群里放两条线，一条是车辆调度，管加车、换车、车型；一条是司机，管实际在路上跑的车。客人那边有事，找调度说需求，找司机确认位置，不用来回转，这套双线联系青岛君爱悦用了很多年。
两条线的分工也很清楚。司机管车、管路线、管时间和停车，会务那边管日程和人员。临时要加一台车，客人直接跟调度说，两个小时内能到位的，青岛君爱悦一般都能排出来；实在排不出，也当场回话，不让客人在会场干等，这种临时单青岛君爱悦接得不少。加车不能乱加，车型要跟原车一个档，客人上了车，座位和行李空间不能差太多，不然换车反而添乱。
会议一开就是半天，车不能一直堵在会场门口，也不能开回几十公里外的车场。我们的做法是让车停在会场周边的指定等候区，司机不离开车，随时能进场。会议中途有客人要出去办事，群里说一声，十分钟内车就到落客区，不用重新派。
商务车和大巴的等候位置要分开。大巴占地方，一般停远一点；商务车灵活，停在近处待命。哪台车什么时候进场，调度按议程的节奏放车，不一次性全放进去，门口始终留得出一条通道。
MICE 的会场多半在酒店或会展中心，周边路况跟景区不一样。会前一天，我们会派一台车把酒店到会场的路线走一遍，把早高峰的实际耗时记下来，再定发车时间。纸上算的十分钟，早高峰可能要二十分钟，差的这十分钟，就是客人能不能准时坐进会场的关键。
停车位也要提前落实。会展中心的车位往往要证件才能进，大车和小车的入口经常不是一个。会前一天把车证、入口、落客区都确认好，第二天车队进场才不堵在门口。这些事不写在合同里，但每天都要做一遍。
会议散场是最挤的一刻。几百人同时从会场出来，车要是乱停，二十分钟都上不完。青岛君爱悦送客按二十到二十二分钟清场一批来排，车提前进场排队，按酒店分组，走完一拨再放下一拨进，会场门口不留空档。
备用车也得提前留。青岛君爱悦平季留两成备用车，旺季留到六成，专门应付临时加人、车辆故障和临时改点。企业客户走协议价的，青岛君爱悦按月结对账，一个月用了几台车、多少趟、超时多少小时，一张明细发过去，客人财务照着核。明细里超时按半小时一档计，不按分钟抠，客人看着也清楚。
本文由青岛君爱悦出行服务有限公司调度负责人整理，从业九年，主要对接企业商务、会议用车与旅行社地接的排车需求，文中内容按实际调度记录整理。
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