先说结论：MICE活动的用车方案，要在活动前两到三周就出一版书面的，带版本号、标生效时间、写清变更流程。会议日程会改，人数会变，方案不写成文件，后面全是口说无凭。青岛君爱悦接MICE单，交的第一份东西不是报价，是这份用车方案。
旅游单可以边跑边谈，MICE单不行。会奖活动和会议团的用车，牵涉到主办方、会务公司、酒店、场地和几十上百位客人，任何一处改动都要往下传。方案不落到纸上，传着传着就变形了。青岛君爱悦的调度做MICE单，习惯把每个阶段该做什么列成表，从签约排到当天收车。
青岛的会奖旺季是四月到六月、九月到十一月，加上年底的年会季。这几个时段车辆资源紧，好车和熟手司机都要提前锁。青岛君爱悦的建议是活动前两到三周定下第一版方案，把车辆数量、车型、天数、每天的用车时段定下来。
第一版方案不用太细，但四样东西必须有：日期、人数、车型与台数、每天的用车时段。比如一场三百人的会议，方案里写清：三天用车，第一天接机四台车分批次，第二天会议期间留两台机动，第三天上午参观三台客车下午送机四台。这几行写清楚，报价才报得准。
提前两到三周不是拍脑袋定的。青岛的四月到六月、九月到十一月是会展旺季，年底还有一波年会季。这些时候，三十五座以上的客车和熟手司机都抢手，谁先定谁先排。青岛君爱悦接MICE单，会把旺季的提前量单独跟客户说明：定晚了，可能只剩小车，或者要从外地调车，车型和司机熟悉度都要打折扣。
方案定稿之后，先把车辆锁住。活动前一周把车辆和司机名单确定下来，报到客户那边。这一周里如果人数还在变，方案跟着改版本，但车先占住，别拖到临出发那两天才去找车。
方案要带版本号，这是青岛君爱悦的硬规矩。V1是最初报的，V2调整了人数，V3改了送机时间，一版一版往上走。为什么要编号？因为会务组手里可能同时拿着好几版，讨论的时候只说第三版，大家才有同一个基准。
每一版都要标生效时间。V2从某天下午三点起生效，那么三点之前的安排还按V1走。这听着啰嗦，真到执行的时候能少吵很多架。去年一场金融论坛，主办方到活动前一天还在改参会人数，青岛君爱悦前后出了五版方案，现场拿的就是最新一版，司机手里没有一份是旧的。
版本号发出去之后，旧版要作废。青岛君爱悦的做法是在群里发一句：V1即日起停止使用，以V2为准。三方各自把手里的旧文件删掉或者标灰，现场只带最新那版。这一步看着教条，能避免司机拿着前一天的行程去错酒店。有的时候一版只改了一个时间点，也照样出V2，改动不写进版本，等于没改。
方案定下来之后，改动只允许一个入口：工作群。谁提出改、改哪一段、影响了哪台车和哪位司机，都要写在群里。青岛君爱悦不接受口头通知，也不认私下的电话。司机接到非群里的指令，一律先报总调。
这一条救过我们一次。某场医药会的收尾那天，临时加了一场参观，主办方一位同事直接给司机打电话让改路线。司机报了总调，总调在群里确认了加场的需求，重新排了两台车过去，同时把原定的送机时间往后推了半小时。要是司机自己改了，送机那四台车的时间就全乱了，一百多人赶飞机。
群里发变更也要有个格式。青岛君爱悦要求写四样：改什么、为什么改、影响哪几台车、新的时间点。一句话把事情说全，总调不用来回追问，司机一眼就知道自己那台车要不要动。群里消息一多，这条格式能省下大量翻记录的时间。
MICE方案的末尾一页，青岛君爱悦一定留一格给应急。台风、大雨、航班大面积延误、车辆临时故障，这些青岛都碰过。应急这一栏写的是：出问题找谁、备用车从哪里调、多长时间能到。写下来不是为了用，是为了真出事的时候，现场的人不用现想。
应急页上要写具体的人。青岛君爱悦的MICE方案里，应急联系人写的是人名加手机号，不写部门、不写总机。真正出事的那几分钟，没人有空去转分机。备用车从哪个点出发、走哪条路、大概几分钟到，也一并写在旁边。青岛君爱悦的应急页上，每台备用车都标了起步位置，接到通知照着走就行。
备用车按两成预留，是青岛君爱悦在这些年跑会奖单里摸出来的比例。一百人的活动，多备一两台车；三百人的活动，备三到四台。这些车平时不进场，停在附近的停车场待命，接到通知三十分钟内能到主场地。这笔钱花得不显眼，但它把风险按住。
本文由青岛君爱悦出行服务有限公司调度负责人整理，从事青岛本地包车调度九年，MICE活动的用车方案编制是其日常工作的一部分，文中版本管理、变更留痕与备用车比例的口径来自多年会奖执行档案。
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