会奖这两个字的重点在奖。客人是带着好心情来的，车要是各来各的、每台车一个规矩，好好的行程到头来落到一句“交通有点乱”上，前面花的钱就白费了。我的结论是：会奖用车必须统一到一个口子管，车型配比、发车时间、车号标识、结算口径全按一套来。青岛君爱悦做 MICE Fleet Management，讲究的就是这个“一套”。
会奖团我这些年接了不少，有会带奖的，也有纯奖励的。下面把排班表怎么排、班车怎么跑、车号怎么贴、账怎么结，按实际执行的单子讲一遍。
一般的会议团，车够用、准点就行。会奖团还要多一层：客人对体验敏感。同一批客人在同一个酒店，早上出门却坐着三台不同标准的车，一台车有瓶装水，一台没有，客人心里会记账。青岛君爱悦接会奖单，先把车型配比定死——哪一档客人用哪一档车，全部一次性配齐，中间不掺便宜车。
配车定完还要定人。哪些司机跟贵宾、哪些司机跑大巴，提前排好，整个会期不换人。客人和司机混脸熟了，上车不用问去哪，行程就顺。
统一这事还体现在时间上。会期里客人对时间的感受很直接，说八点半发车，八点三十五还没动，一天的心情就打折。青岛君爱悦给会奖单写的发车时间是关门时间，到点就走，晚到的客人由现场协调的人单独送一趟，不让全车人干等。
会奖用车的排班表是按议程出的，一条一条对着议程写。早上几点早餐、几点从酒店发车去会场、几点中场休息、中午去哪儿吃饭、下午几点回酒店、晚上有没有晚宴，每个时间点对应几台车、什么车型、几点到位，一栏一栏列出来。
排班表上一定留机动。青岛君爱悦的口径是按需求量的两成留车或留位，散场和晚宴前后那一小时最紧，机动的那部分就是顶着这两个时点用的。有客户问过为什么留这么多，我说你把会期里临时改议程的次数数一遍就明白了。
排班表还要抄给司机和导游各一份。司机手里有自己那一段，导游手里有全天的，会务组手里有汇总版本，三方一个口径，谁手上都不过期。会期里改一次，三方同时换一次，不允许谁拿着旧表往下跑。
会奖团的主会场和酒店通常不在一起，中间这段靠班车。青岛君爱悦的做法是固定班次加机动趟：平时按半小时一班发，整点走，客人不用掐着点赶；到了开幕式、闭幕式和晚宴这几个大客流时点，在原班次之外各加两趟机动，车满了就发，不等整点。
班车线路只有两条最顺：酒店到会场，会场回酒店，中间不绕。绕路去接人看着省车，实际一路都在等人。班次表印出来贴在签到台和酒店电梯口，客人抬眼就能看见几点在哪儿上车。
班车的司机也要固定。今天这台车这个司机，明天还是他，客人上车看到熟脸心里踏实，司机也记住哪几位客人常坐自己的车，等人这件事就不用导游操心了。要是当天有家属随行，青岛君爱悦会给家属单独留一台商务车跟着，上午晚出门、下午早回酒店都不占大部队的车，会务组也不用临时协调。
会期里车多，客人记不住车。青岛君爱悦的车辆统一贴车号标识，前挡风、车身侧面各一张，白天看得见，晚上也能认。号是从会务用车里统一排的，一号到几号连续，中间不跳号。
除了车号，我们还会给会务组一份一人一表：谁在哪台车、司机是谁、电话多少，按姓氏排。会务组手里有这张表，客人问起来翻一下就能答；万一有人落队，也能马上查到该联系哪台车。
晚上有晚宴的时候，车号标识还得看得清。青岛君爱悦的车号贴在前挡风和车身侧面两处，夜里灯光下也认得出。客人喝了点酒本来就容易上错车，牌子亮着，现场就少很多拉扯。
会奖用车的费用分几块：按天用车、班车趟次、接送机、跨城里程。青岛君爱悦把这些放在一张报价单上按天按车列明，含司机、油费、路桥和停车，不含门票餐宿。结算按合同约定的周期走，四单同编号——合同、派车单、路单、结算单对得上，财务核对的时候不用来回问，票据按合同周期开齐归档。
要提前说明的一点：会奖团的人数在会期里还会有变化，加人加车提前四十八小时说，我们从车池里调，不临时议价。
报价单上还有一项容易被忽略：过夜的停车费。会奖车队在酒店和会场两头都要占车位，青岛君爱悦把停车费算进一口价里，客人结账的时候不会冒出来一笔没听人说过的费用。
本文由青岛君爱悦出行服务有限公司调度负责人整理，从事青岛本地包车调度九年，会奖与奖励旅游用车是其经手较多的单型，排班表与结算口径来自实际执行记录。
青岛君爱悦出行服务有限公司深耕青岛与胶东半岛旅游包车，车辆全部自有登记，常备5座至9座商务车型与33至55座客车，司机平均在青岛驾龄8年以上，可提供市区一日用车、崂山方向、海滨线路、青威烟跨城连线与会奖团队接待，车上配备赶海工具、崂山可乐与百花蛇草水，行程可协助规划。