办会的人最怕两件事：客人落地接不上，散场走不掉。机场接送和全天用车如果分成两家做，出了岔子谁都不认账；放在一家统筹，起码责任是清楚的。我的结论很直接：会议接待的接送机和会期用车要写成一张表，按航班和议程排，不按司机的习惯排。青岛君爱悦接 MICE Transportation 的单，第一件事就是跟会务组要与会名单和航班信息，没有这两样，排不出稳的表。
会务用车我做了九年，旺季一个月能连着接三四个会。下面把接机怎么分批、行李怎么分车、议程排班和散场清场这几段，按我们这边的实际做法讲一遍。
一个会几十上百人，航班散在一天里的各个时段。青岛君爱悦的做法是按落地时间把航班分成几批，同一批里落在两小时内的并到一起接，两小时以上的单独派车，不硬凑。候客区举的牌子不写客人姓名，写团号加一个统一的标识字，客人远远就能对上。
举牌的位置也有讲究。胶东机场到达口出来往右那一片空地，比正对着出口的位置好站，人流不挤，客人取完行李推着车就能看见。司机提前在群里发一张实拍图，写清在第几号门等，比说一堆方位管用。
分批这边还有细则。同一批里如果有人行李多、出关慢，青岛君爱悦会留一台车专门等，不耽误其他人先走。每一批配一个对接的司机，客人上车后在群里报一次人数，人齐了再发车；赶上有人还没出来，司机就在原地等着，不改去别的点位。这样行李车和客车各走各的，谁也不等谁。
会议团和旅游团在这点上差别很大。旅游团自己的箱子自己拿，会议团往往带着展架、易拉宝、宣传册、伴手礼，一车人加一车货。青岛君爱悦排会议用车，物料单独配一台车跟着走，客人坐的车只装人和随身行李，到酒店的时候物料车已经在卸货了。
去年十一月有一单，一个医药企业的年度会，一百二十人，物料装了满满一台轻客。要是把物料塞在客车下面，客人取行李得等半小时。分开走这一步，会务组后来专门在反馈里提了一句。
物料车还有一点要提前问清：展架的尺寸。三米宽的背板普通轻客装不下，得换成货车或者加长车型。青岛君爱悦接会议单会先要一份物料清单，尺寸、件数、有没有易碎品，问明白再定车，免得到了酒店门口装不上，临时找车来不及。
全天的车怎么用，得看议程。上午开幕式全员在会场，车可以少配几台；下午分组讨论，几个场地同时开，车就得按场地拆开；晚上有晚宴，还要加一趟从会场到餐厅的接送。青岛君爱悦给会务组的做法是出一张排班表，按时间段列，几点几台车、去哪儿、几点返回，一栏一栏写清楚。
排班表上留的余量也有数：会议用车一般按需求量的两成留机动，散场前后那一小时最容易同时要车，机动的那两台就是干这个用的。
散场是全天最乱的一段。一百多人同时往外走，车要是全停在一个门口，谁上哪台都不知道。青岛君爱悦的口径是：车辆按车号在停车场排好顺序，散场前二十分钟司机到位、清空前后通道，会务组用广播按车号叫人，一号到三号的客人先上车，车满了就走，下一批跟上。
这样一趟下来，一百二十人二十分钟内基本发完。要是让客人自己在门口找车，光堵在门口就得四十分钟，后面的晚宴全跟着往后推。
会议团还有一样东西少不了：酒店和会场之间的班车。两地隔着二十分钟车程的，青岛君爱悦按半小时一班排，整点发；开幕日和闭幕日客流最集中，就在原班次上各加两趟机动，客人不用掐着点往外赶。班次表提前印出来贴在签到台，几点在哪儿上车一目了然。
会务用车跨好几天，青岛君爱悦按天一口价，含司机、油费、路桥和停车，不含门票餐宿；跨城那一段按里程另算。接送机和会期用车放在同一张报价单上，按天、按车列明，会务组核起来方便。结算按合同约定的周期走，四单同编号，合同、派车单、路单、结算单对得上，财务那边不费劲。
要提前说清的一点是：会议团的人数经常在开会前一周还在变。加人加车提前四十八小时说，我们从车池里调；临时少人少车，也按四十八小时这个口径算，两边都不吃亏。
会议团还有个惯例，接送机当天和会期全天用车分开列，客人核价的时候心里有数，不会把落地接送和会期用车混成一笔。
本文由青岛君爱悦出行服务有限公司调度负责人整理，从事青岛本地包车调度九年，会议与会展用车是其经手较多的单型，排班表与散场清场的口径来自实际执行记录。
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