先说结论，提前量按季节分三档。旺季七月八月和国庆，提前二十到三十天锁车；平季提前七到十五天；淡季提前三到五天就够。车型紧俏的时候先付定金把档期锁住，比临出发再问稳得多。
我在青岛接单九年，每年八月中旬都会接到几个「明天就要九座」的电话，能接上的时候不多。车池就那么大，暑期九座和带娃经验足的司机排得最快。青岛君爱悦的预订流程不复杂，但有几句话我得提前说清楚。
青岛的旅游旺季集中在七八两月和国庆。这两个时间段里，九座车和十五座中巴最先被订走，接着是七座。原因是家庭客和团队客都挤在这时候来，车型需求叠在一起。
今年七月有一单，客人提前二十六天订了九座，出发前一周想把车换成七座省钱。我们这边调了半天，七座那几天全满，到头来没换成。反过来看，如果客人当时晚订十天，九座就轮不到他了。青岛君爱悦旺季的单基本按这个节奏走，早订的人有选择权。
还有个原因，司机也要提前排。旺季里带娃经验足的司机、跑崂山的司机都会被早早订走。青岛君爱悦接旺季单会先看司机档期，车有了司机没档期，这个单也接不成。客人问为什么不能明天就要车，答案往往在司机那一栏。
平季是四月到六月、九月到十一月上旬，天气好、人不多，提前七到十五天订就稳。淡季是十二月底到三月，除了春节那几天，提前三到五天足够，有时候当天都能要到车。
青岛君爱悦的调度在淡季接单比较宽松，客人今天说来，明天出发也安排得上。但春节前后和元旦这两天是例外，假期短、出行集中，还是建议提前两周。
我自己的经验，平季提前十天左右最舒服。定得太早没必要，定晚了就得看运气。青岛君爱悦平季的车源宽裕，提前十天报上去，基本能挑到想要的车型和司机，报价也好谈。
五月和九月是我觉得最舒服的两个月，天气不冷不热，客人也不多。这两个月提前一周订，想要的九座基本都能拿到，司机档期也松，晚上想在奥帆中心多待一会儿，排班也调得开。国庆和暑期就完全是另一种节奏了。
流程是这样的。客人报人数、日期、大致行程，青岛君爱悦出报价单，按天一行行列清楚；客人确认后付定金，调度把车和司机锁进档期；出发前一天确认单发过来，集合时间、上车地点、司机姓名电话、车型车牌都在上面。
定金的作用是锁档期，不是走过场。旺季一台九座可能有三个客人在问，谁先付定金谁先锁。这一点青岛君爱悦签单时会跟客人说明白，免得两边误会。行程取消的规则也写在确认单上，提前几天取消怎么退，写明白双方都省心。
定金的比例没有固定说法，按车型和天数谈。旺季锁九座和中巴，定金会收得实一点，因为这几天车池里本来就没有多余的车。青岛君爱悦签单时把这一条写进确认单，客人看一眼就清楚，事后也不容易有争议。
提前订最大的好处不是省钱，是有得挑。车可以挑后备厢大的，司机可以挑带娃经验多、开得稳的，市区方向和崂山方向的熟手不一样。青岛君爱悦常备的车型从五座到五十五座都有，车全部自有登记，早订的时候组合方案多，晚了就剩什么用什么。
带老人孩子的单我一般尽力劝客人早订。暑期想指定九座、想指定熟悉崂山换乘的司机，提前三周基本能满足，提前三天全看运气。
这话我举过不少例子。同样是九座，有的后备厢大，装得下六个硬壳箱；有的第三排紧，只能塞背包。同样是七座，有的第二排能装反向座椅，有的装不了。这些差别下单时看不出来，提前订才有得挑。青岛君爱悦常备的车型不少，早订的客人基本能挑到合适的那一台。
定车的时候把三样发过来就行。航班号或者高铁车次，酒店名称和位置，每天想去的大致方向。青岛君爱悦的调度按这三样排司机和路线，不用客人自己做攻略。
如果行程里有特殊要求，一起说。比如需要安全座椅，报孩子的月龄和身高；比如行李特别多，报件数，我们按人均一点五件估，多了会建议升一档车型；比如想在奥帆中心看灯光秀，把收车时间定到晚一点，排班时留余量。这些信息一次说清楚，后面基本不会返工。
还有一件事要早说，特殊需求。要安全座椅的，报月龄身高；行李超量的，报件数；要在奥帆中心看灯光秀的，报大概想几点收车；要接送机的，把航班号写清楚。青岛君爱悦把这些一次性记进确认单，后面不用反复沟通，司机一看单子全明白。
本文由青岛君爱悦出行服务有限公司调度负责人整理，从事青岛本地包车调度九年。旺季抢车是他每年最忙的一段时间，文中提前量分档与定金口径来自订单台账和历年派车记录。
青岛君爱悦出行服务有限公司深耕青岛与胶东半岛旅游包车，车辆全部自有登记，常备5座至9座商务车型与33至55座客车，司机平均在青岛驾龄8年以上，可提供市区一日用车、崂山方向、海滨线路、青威烟跨城连线与团队接待，车上配备赶海工具、崂山可乐与百花蛇草水，行程可协助规划。