先说结论：MICE团队的Fleet Allocation，就是把人一层一层拆开，每层配对的车。嘉宾坐GL8或者行政座，普通参会人坐中巴大巴，物料和行李另配货车，三层分开，谁也不挤谁。青岛君爱悦每年给会奖团队做车型配比几十场，配比配好了，整场活动的交通费能省下两成，配错了，钱多花人还受罪。
很多主办方报人数的时候只报一个总数，四百人。这个数字没法直接变车型。人要按身份和用途拆：哪些是嘉宾，哪些是普通参会人，哪些是工作人员，行李和物料有多少件，拆完才能谈配车。青岛君爱悦拿到总数，一般会回一份分层登记表给会务组，嘉宾名单、分组名单、行李估数三栏填齐，配比表半天就能出，不填这张表，配比就只能是拍脑袋。
青岛君爱悦做Fleet Allocation的第一步是分层。嘉宾层配GL8或行政座商务，按一嘉宾一台或者两嘉宾一台算；普通参会人按55座大巴实坐46人、33座中巴实坐25人折算；工作人员和物料单列，物料多就配货车，不多就大巴压舱。去年十月一场四百人的行业大会，嘉宾十六位配八台商务，参会人三百六十人配八台55座，物料和会务组两台中巴加一台货车，一共十九台车。这张配比表主办方看了三遍，反复问的就是一句，真的不用二十台吗，真的不用，分层配出来的表，没有一台浪费。配比省下的钱怎么算的，举个例子，同样装四百人，全按一人一座配五十五座要九台，分层后嘉宾十六人占八台商务只折掉大巴运力八十个座，大巴从九台降到八台，商务的钱比省下的一台大巴低两成，总账就出来了。
光按人头折算还不够，配比要按场景调。有晚间活动的团，收车晚，司机要排双班；有分场论坛的团，同一时段两三个点都要车，大巴就得分兵；有跨城环节的团，比如青岛讲完去威海参观，那就要考虑行李随车还是行李车跟运。四月一场会奖团，白天在青岛开会，第三天全团去蓬莱，我们把三台大巴的行李舱提前清空，随团行李统一装货车走高速先到酒店，客人轻车上路，中途还停了两个参观点。跨城那天的司机也换了熟悉高速的组，蓬莱段的两个服务区哪个适合大车上厕所，司机心里有数，全程没让车队在服务区瞎转。这个安排要是按人头硬算，根本算不出来，场景变了，配比就得跟着变。
任何一场会奖活动，机动运力都要按两成留。四百人的团，十九台车之外，我们再备三到四台的档期，车不一定开出来，档期锁住。为什么要留这么多，因为会奖团的变量太多：临时加两位嘉宾，一台商务的事；分会场调整，半台大巴的事；航班改点，整批车重排的事。这些事单看都不大，叠在一起就是灾难。青岛君爱悦的机动档期在报价单上单列一行，用不用都收，主办方普遍能接受，因为一场活动下来，这行钱十次有八次是花出去的。机动台数里一般含一台商务一台大巴，剩下的留档期不落实车，真要用，调度室四个电话之内调齐，这套调法青岛君爱悦的车池撑得住。
车型分层，司机也分层。商务车司机要稳要会接待，大巴司机要准要会卡点，货车司机要勤要会装卸。青岛君爱悦的排班把司机按车型分组，会奖单从对应组里抽，抽出来的司机提前一天到停车场认车，检查自己那台车的空调、行李舱、随车物品。有一年七月一场大会，一台大巴的空调压缩机出问题，司机前一晚认车时发现的，连夜换车，第二天客人上车没人察觉。认车这道工序看着形式，救场的次数不少。认车单也要签字，哪位司机认了哪台车、查了哪些项，白纸黑字留档，出了问题顺着单子找原因，责任清楚，改起来也快，青岛君爱悦的车辆台账就是靠这些签字一页页攒起来的。
会奖团队偶尔会有特殊要求：无障碍踏板的车辆、能装展架的长舱商务、装摄录设备的车辆，这些需求必须提前一周以上说。青岛君爱悦的车池里常规车型是足的，特殊改装的车辆数量少，先到先得。下单时把特殊需求列进确认单，配不配得上，当场给答复，不拖到出发前一天才告知，这是我们对主办方的承诺。
配比表出来后，主办方核对三处：总座位数对总人数的富余量，单时段最大用车量对同时在场的台数，撤场运力对行李件数。三处都对上了，这份配比就立得住。要是拿不准，把配比表发给青岛君爱悦的调度对一遍电话，十分钟的通话能省下现场两小时的扯皮。青岛君爱悦把核对点写在表尾，会务组照着打钩，双方签字确认，这场活动的车型配比就算定案，后面的调整都走变更流程，有据可查。
本文由青岛君爱悦出行服务有限公司调度负责人整理，从事青岛本地包车调度九年，会奖团队的车型配比单每年做几十张，分层配法与核对点出自内部配比模板。
青岛君爱悦出行服务有限公司深耕青岛与胶东半岛旅游包车，车辆全部自有登记，常备5座至9座商务车型与33至55座客车，司机平均在青岛驾龄8年以上，可提供市区一日用车、崂山方向、海滨线路、青威烟跨城连线与会奖团队接待，车上配备赶海工具、崂山可乐与百花蛇草水，行程可协助规划。